Informations sur la protection des données à l'intention des candidates à un emploi

 Les informations suivantes te donnent une vue d'ensemble du traitement de tes données personnelles (ci-après dénommées "données") par nos soins et de tes droits en matière de protection des données. La nature des données personnelles traitées découle de la procédure de candidature. 

En cas de candidature via notre site internet : Lorsque tu visites les sites internet de Trusted Shops dans le cadre de ta candidature, la déclaration sur la protection des données se trouvant sur la page https://www.trustedshops.fr/mentions-legales-et-protection-des-donnees/#data-protection s'applique en complément.

Qui est responsable du traitement des données et à qui puis-je m'adresser?

Art. 13, § 1, a) RGPD

Est responsable du traitement des données :

Dans la mesure où une autre société Trusted Shops est indiquée comme employeur dans l'offre d'emploi, la Trusted Shops France SARL est responsable conjointement avec l'employeur conformément à l'article 26 du RGPD. Si tu souhaites exercer tes droits en tant que personne concernée, merci de t'adresser à la Trusted Shops France SARL ou à l'employeur indiqué :

• Trusted Shops Poland sp. z o.o., ul. Skierniewicka 10A, 01-230 Varsovie, Pologne
• Trusted Shops Iberia SL, Avinguda Portal de l’Àngel, 24, Planta 3 Puerta 1, 08002 Barcelone, Espagne
• Trusted Shops Italia S.R.L., Viale della Stazione 5, 39100 Bolzano, Italie
• Trusted Shops SE, Subbelrather Straße 15c, 50823 Cologne Allemagne

Tu peux contacter le délégué à la protection des données de Trusted Shops SE à l'adresse privacy@trustedshops.com

Tu peux contacter le délégué à la protection des données de Trusted Shops Poland sp. z o.o., ul. à l'adresse ochronadanych@trustedshops.pl

Tu peux contacter le délégué à la protection des données de Trusted Shops Iberia SL à l'adresse privacidad@trustedshops.com

Quelles données utilisons-nous et d'où proviennent-elles ?

Candidature à un emploi chez Trusted Shops via le formulaire de contact

En règle générale, nous collectons tes données à caractère personnel directement auprès de toi dans le cadre du processus de recrutement. Nous ne collectons et ne traitons que les données se rapportant à ta candidature. Il s'agit notamment de :

• Données générales concernant ta personne (Données de base telles que prénom, nom de famille, titre[s], nationalité)
• Coordonnées (adresse privée, numéro de téléphone [fixe et/ou portable], adresse e-mail)
• Informations sur ta qualification professionnelle (en particulier formation scolaire, formation professionnelle, activités antérieures, informations sur la formation professionnelle continue, diplômes, références, autres qualifications)
• Autres informations sur l'ensemble du processus de candidature (par exemple lettre de motivation, questionnaires, entretiens)
• Informations de profils de réseaux sociaux professionnels (par exemple LinkedIn, Xing)
• Remarques, notes à propos des candidat·es
• Autres informations que tu nous fournis dans le cadre de ta candidature

Si tu nous as également volontairement fourni des catégories particulières de données personnelles (telles que des données relatives à la santé, à l'appartenance religieuse ou au degré d'invalidité), un traitement allant au-delà de la sonservation n'aura lieu que dans la mesure où tu y as consenti ou si cela est justifié par une disposition légale l'autorisant.

Candidature à un emploi chez Trusted Shops via Indeed ou LinkedIn
Outre le formulaire de contact sur notre site internet, tu as également la possibilité de postuler à un emploi via Indeed ou LinkedIn.

Si tu cliques sur l'un des boutons sociaux, une nouvelle fenêtre s'ouvre dans ton navigateur et te redirige vers la page du prestataire de services concerné, où tu peux dans un premier temps te connecter à ton profil.

Si tu décides de postuler via LinkedIn et que tu cliques sur le bouton correspondant, tu seras d'abord redirigé vers la page LinkedIn dans une fenêtre séparée. Tu peux y accepter la mise en relation de tes données de profil sur LinkedIn avec Recruitee. De ce fait, tes données personnelles enregistrées sur LinkedIn sont transférées à Recruitee puis à nous à des fins de traitement de la procédure de candidature conformément à l’art. 6, §1, b) RGPD. Tu trouveras davantage d'informations sur la mise en relation de ton profil LinkedIn avec d'autres services tiers et sur le transfert de données qui s'effectue dans ce cadre à cette adresse.

Si tu choisis de postuler via Indeed et que tu cliques sur le bouton correspondant, une fenêtre pop-up s'ouvrira. Tu pourras y créer un nouveau CV Indeed comprenant ton nom, ton adresse e-mail et ton numéro de téléphone. Tu peux par ailleurs, pour autant que ru en aies un, te connecter à ton profil Indeed et nous faire parvenir via Indeed les pièces de candidature que tu y as déjà enregistrées. Les fichiers téléchargés ainsi que les autres données personnelles telles que ton nom, ton adresse e-mail et ton numéro de téléphone sont conservés par Indeed et nous sont transmis à des fins de traitement de la procédure de candidature conformément à l’art. 6, §1, b) RGPD. Pour en savoir plus sur la collecte et le transfert de données entre les candidats, Indeed et les employeurs dans le cadre du programme Indeed CV, clique ici.

Tu trouveras les finalités et la portée de la collecte des données ainsi que le traitement et l'utilisation subséquents des données par les prestataires sur leurs sites, ainsi qu'une possibilité de contact et tes droits et options de paramétrage pour la protection de votre vie privée dans les politiques de confidentialité des prestataires.

https://fr.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=hb_ft_priv
https://hrtechprivacy.com/fr/brands/about-indeed#full-pp

Dans quel but traitons-nous tes données (finalité du traitement) et sur quelle base juridique ?

Art. 13, § 1, c) RGPD

Afin d'exécuter des obligations contractuelles

Nous collectons et traitons tes données conformément aux dispositions légales, en particulier le règlement général sur la protection des données (RGPD), aux fins suivantes :

• afin de mener et de gérer la procédure de candidature et d'évaluer l'aptitude à l'emploi concerné ou à d'autres postes vacants (art. 6, § 1, b) RGPD) ;
• en cas de conclusion d'un contrat de travail : pour le traitement ultérieur des données que tu nous ad déjà communiquées aux fins de la procédure d'embauche et pour l'exécution/la cessation de la relation de travail (art. 6, § 1, b) RGPD) ;

En vertu de dispositions légales ou dans l'intérêt public

• afin de satisfaire à des obligations légales ou à des exigences administratives. Le traitement est également effectué afin de pouvoir remplir nos obligations légales en tant qu'employeur, en particulier dans le domaine du droit fiscal et de la sécurité sociale, ainsi que nos obligations de contrôle et de déclaration (art. 6, § 1, c) et e) RGPD) ;
• Si ton (futur) employeur est Trusted Shops SE : Si tu indiques un degré de handicap, nous sommes tenus, en vertu du SGB IX (Code allemand de droit social), de transmettre ces données en interne à la représentation des personnes gravement handicapées. La base légale est dans ce cas le § 26, alinéa 3, phrase 1 de la loi allemande sur la protection des données (BDSG) en relation avec les normes correspondantes du SGB IX.

Dans la mesure où cela est nécessaire, nous traitons tes données pour sauvegarder nos intérêts légitimes ou ceux de tiers (art. 6, § 1, f) RGPD), notamment :

• traitement anonymisé à nos propres fins statistiques (par exemple, recherche sur le comportement des candidat·es).

Sur la base d'un consentement

S'il ressort de ta lettre de candidature ou de ton CV que tu souhaites le traitement de données à caractère personnel qui y sont communiquées, y compris celles appartenant à des catégories particulières (comme par exemple l'indication d'activités bénévoles au sein d'un parti ou d'une organisation religieuse), pour lesquelles il n'existe aucune justification légale, nous partons du principe que tu as donné ton consentement à ce traitement. Dans ce cas, la base légale est l'art. 6, § 1, a) du RGPD, le cas échéant en relation avec l'art. 9, § 2, a) RGPD. Tu peux retirer ton consentement à tout moment, même pendant la procédure de candidature en cours.

Si tu indiques dans ta lettre de candidature ou ton CV des données personnelles que nous ne sommes pas autorisés à collecter nous-mêmes, nous partons du principe que tu as donné ton consentement à la conservation de ces données sur la base de l'art. 6, § 1, a) du RGPD et nous ne les utilisons pas à d'autres fins. Tu peux retirer ton consentement à tout moment, même pendant la procédure de candidature en cours.

Prise de contact par e-mail ou par téléphone, entretien téléphonique / entretien vidéo

Dans le cadre du processus de candidature, nous te contacterons au sujet de ta candidature, si nous avons des questions ou pour convenir d'entretiens d'embauche et, le cas échéant, d'une journée de pratique. Pour ce faire, nous utiliserons les données de contact que tu nous as fournies et te contacterons par e-mail ou par téléphone. Notre outil de prise de rendez-vous Microsoft Bookings peut également être utilisé pour la coordination des entretiens d'embauche ou de la journée pratique. Les entretiens d'embauche et, le cas échéant, la journée pratique ont régulièrement lieu via Microsoft Teams. Les entretiens d'embauche peuvent également être menés par téléphone. Tu trouveras des informations sur le traitement de tes données lors de l'utilisation de Microsoft Bookings et de Microsoft Teams dans les deux sections suivantes :

Microsoft Bookings

Dans certains cas, nous te donnons la possibilité de prendre rendez-vous avec nous pour un entretien d'embauche ou une journée pratique via l'outil Microsoft Booking, via un lien que nous t'envoyons. Différentes données sont collectées lorsque tu prends un rendez-vous. L'étendue des données obligatoires est indiquée dans l'outil de réservation. Il est toujours nécessaire d'indiquer ton nom et ton adresse e-mail. Si tu souhaites que nous te contactions par téléphone, tu dois également indiquer ton numéro de téléphone, sinon le rendez-vous aura lieu via Microsoft Teams (voir ci-dessous). D'autres informations peuvent être nécessaires pour certains rendez-vous ou être fournies sur une base volontaire. Des données techniques telles que ton adresse IP et des informations sur ton navigateur sont également collectées.

Nous utilisons les données que tu nous as communiquées pour confirmer le rendez-vous et pour l'honorer. La finalité du traitement est la planification et la réalisation du rendez-vous avec toi. La base juridique est l'exécution de mesures pré-contractuelles (art. 6, § 1, b) RGPD).

Afin de traiter tes demandes, nous faisons appel à des prestataires de services dans le cadre d'une sous-traitance du traitement de données à caractère personnel. Ces prestataires de services ont leur siège aux États-Unis. En ce qui concerne les risques qui y sont liés, merci de prendre connaissance des remarques figurant dans la section relative au transfert vers des pays tiers ci-dessous.

Microsoft Teams

Nous utilisons Microsoft Teams (sous forme de conférence téléphonique/vidéo) afin de mener les entretiens d'embauche et la journée pratique avec toi. Microsoft est responsable du traitement des données via Microsoft Teams (app ou navigateur).

L'étendue des données traitées dépend d'une part des informations que tu fournis toi-même avant et lors de la participation à une réunion en ligne, et d'autre part de la manière dont tu participes à la réunion.

Les données suivantes sont utilisées lors de la participation à une réunion en ligne : Le nom d'utilisateur que tu as indiqué, ton adresse e-mail, ta photo de profil si tu l'as configurée ainsi que le choix de la langue. En outre, des métadonnées sont collectées, telles que la date, l'heure, l'ID de la réunion et le lieu. Tu peux également participer à la réunion avec ou sans vidéo, avec ou sans son, et utiliser la fonction de chat pour envoyer du texte ou des fichiers. Dans la mesure où tu utilises ces fonctions, les fichiers image et son ainsi que les données envoyées via la fonction de chat seront traités. En principe, les réunions ne sont pas enregistrées. Si cela devait être le cas, tu en seras informé au préalable et ton consentement te sera demandé.

La finalité du traitement des données est la réalisation des entretiens d'embauche, la réalisation de la journée pratique ainsi que, le cas échéant, l'échange de données via la fonction de chat. La base juridique est l'exécution de mesures pré-contractuelles, (art. 6, § 1, b) RGPD).

Les données personnelles traitées dans le cadre de la participation à une réunion en ligne ne sont pas transmises à des tiers, à moins qu'elles n'aient été communiquées dans le but d'être transmises. Pour l'organisation des réunions en ligne, nous faisons appel à des prestataires de services dans le cadre d'une sous-traitance du traitement de données à caractère personnel. Ces entreprises ont leur siège aux États-Unis. En ce qui concerne les risques qui y sont liés, merci de prendre connaissance des remarques figurant dans la section relative aux transferts vers des pays tiers ci-dessous.

Intégration dans le pool de candidatures

Il peut arriver que nous ne puissions pas prendre en considération des candidatures pour le poste annoncé. Dans certains cas, nous offrons la possibilité d'intégrer notre pool de candidatures.

Une telle intégration dans le pool de candidatures n'a bien sûr lieu que si tu nous as donné volontairement ton consentement à cet effet. La durée de conservation te sera communiquée lors de la demande de consentement.

Le consentement donné peut être retiré à tout moment avec effet pour l'avenir.

Qui reçoit mes données ?

Art. 13, § 1, e) RGPD

Au sein de notre société, l'accès à tes données est accordé aux personnes qui en ont besoin pour atteindre les finalités susmentionnées, notamment pour décider de la conclusion du contrat et pour remplir nos obligations (pré)contractuelles et légales. Il s'agit, par exemple, des responsables de services et du personnel du service de recrutement.

En tant qu'employeur, nous sommes légalement tenus de transmettre des données. En outre, nous faisons appel à des prestataires de services (sous-traitants) et à des aides appartenant aux catégories énumérées ci-dessous, qui peuvent obtenir l'accès à tes données dans la mesure nécessaire au regard de chaque cas et les utiliser pour exécuter les instructions que nous leur avons données.

Dans ces conditions, peuvent être destinataires de tes données :

• Les organismes et institutions publics en cas d'obligation légale ou administrative ;
• des tiers qui traitent tes données à leurs propres fins :
  • entreprises de services de paiement / banques ;
  • entreprises de services postaux ;
  • sociétés d'expertise comptable / sociétés de services juridiques ;

• Prestataires de services (sous-traitants) / aides à l'exécution dans les domaines :
  • Logiciel de recrutement ;
  • Logiciel de gestion du personnel ;

• Applications bureautiques ;
• Logiciels de visiophonie ;
• Le cas échéant, système de test Hogrefe (HTS)

Mes données sont-elles transférées dans un pays tiers ?

Art. 13, § 1, f) RGPD

Dans le cadre du recrutement, Trusted Shops fait appel à différentes entreprises prestataires de services en qualité de sous-traitants aux fins susmentionnées. Ceux-ci ont en partie leur siège en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen (EEE) ou utilisent de leur côté des prestataires de services correspondants, par exemple à des fins d'hébergement. Nos contrats avec les prestataires de services prévoient un traitement exclusivement sur des serveurs situés dans l'UE. En outre, nous avons convenu de clauses contractuelles types comme garantie appropriée.

Pour certains prestataires de services, il existe en outre des règles d'entreprise contraignantes approuvées (Binding Corporate Rules) qui garantissent que les normes européennes en matière de protection des données sont respectées dans l'entreprise.

Combien de temps les données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Nous traitons et conservons tes données aussi longtemps que cela est nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées, notamment pour la prise de décision quant à ta candidature et à ton adéquation aux postes vacants. Lorsque la procédure de candidature n'aboutit pas à la conclusion d'un contrat de travail, nous supprimons tes données six mois après la fin de ladite procédure, sous réserve de dispositions légales s'opposant à la suppression ou d'une conservation plus longue nécessaire en raison de litiges juridiques, ou encore si tu as consenti à une conservation plus longue.

Quels sont les droits en matière de protection des données que tu peux faire valoir en tant que personne concernée ?

Art. 13, § 2, b) à d) RGPD

En tant que personne concernée par le traitement de données personnelles tu disposes des droits suivants :

• En vertu de l'article 15 du RGPD, tu disposes d'un droit d'accès aux données à caractère personnel te concernant que nous traitons.
• En vertu de l'article 16 du RGPD, tu disposes d'un droit de rectification, dans les meilleurs délais, de tes données personnelles qui sont inexactes. Tu disposes également du droit de demander à ce que ces données soient complétées.
• En vertu de l'article 17 du RGPD, tu disposes d'un droit à l'effacement de tes données à caractère personnel dans la mesure où le traitement n'est pas nécessaire pour :
  • l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ;
  • le respect d'une obligation légale ;
  • un motif d'intérêt public ;
  • la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
• En vertu de l'article 18 du RGPD, tu disposes d'un droit à la limitation du traitement dans les cas où :
  • tu contestes l'exactitude des données ;
  • le traitement des données est illicite mais tu t'opposes à leur effacement ;
  • nous n'avons plus besoin de tes données mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de tes droits en justice ;
  • tu as fait valoir ton droit d'opposition au traitement des données en vertu de l'article 21 du RGPD.
• En vertu de l'article 20 du RGPD, tu disposes d'un droit à recevoir tes données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ainsi que de demander la transmission de ces données à un autre responsable du traitement.
• En vertu de l'article 77 du RGPD, tu disposes du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. En règle générale, tu peux, pour cela, t'adresser à l'autorité de contrôle de ton lieu de résidence habituelle, de ton lieu de travail ou de notre siège social.
  Les autorités de contrôle suivantes sont compétentes pour les sociétés Trusted Shops :
  • Trusted Shops France SARL: CNIL - Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
  • Trusted Shops SE: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
  • Trusted Shops Poland sp. z o.o., ul.: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
  • Trusted Shops Iberia SL: Agencia Espanola de Protección de Datos (AEPD)
  •  Trusted Shops Italia S.R.L.: Garante per la protezione dei dati personali (GPDP) 

Pour toute question relative à la collecte, au traitement ou à l’utilisation de tes données personnelles, pour toute demande de renseignements, de correction, de limitation ou d'effacement de données ainsi que pour tout retrait des consentements donnés ou toute opposition à une utilisation particulière des données, merci de bien vouloir t'adresser à nos délégués à la protection des données.

Es-tu obligé de fournir tes données ?

Art. 13, § 2, e) RGPD

Dans le cadre de ta candidature, tu dois fournir les données nécessaires à la procédure de candidature et à l'évaluation de ton aptitude ainsi que celles que nous sommes légalement tenus de collecter. Sans ces données, nous ne serons pas en mesure de mener à bien la procédure de candidature et de prendre une décision quant à la conclusion d'une relation de travail avec toi.

Dans quelle mesure une prise de décision automatisée ou un profilage ont-ils lieu ?

Art. 13, § 2, f) RGPD

En principe, nous n'utilisons pas de prise de décision entièrement automatisée ou de profilage pour justifier, exécuter ou mettre fin à une relation de travail conformément à l'article 22 du RGPD. Si nous devions utiliser ces procédures dans des cas particuliers, nous t'en informerions séparément, dans la mesure où la loi l'exige.

Droit d’opposition

Dans la mesure où nous traitons les données personnelles comme expliqué ci-dessus afin de sauvegarder nos intérêts légitimes qui prévalent lors d’une mise en balance des intérêts respectifs des parties, tu peux t'opposer à ce traitement avec effet pour l’avenir. Si le traitement est effectué à des fins de marketing direct, tu peux exercer ce droit à tout moment comme décrit ci-dessus. Si le traitement est effectué à d’autres fins, tu ne disposes d’un droit d’opposition que pour des motifs qui découlent de ta situation particulière.

Après avoir exercé ton droit d’opposition, nous ne traiterons plus tes données personnelles à ces fins, à moins que nous ne puissions justifier de motifs légitimes et impérieux à ce traitement qui prévalent sur tes intérêts, droits et libertés, ou si le traitement participe à l’affirmation, l’exercice ou la défense de droits légaux.

Cela ne vaut pas si le traitement est réalisé à des fins de marketing direct. Nous ne traiterons alors plus tes données personnelles à cette fin.